領収書の裏に何を書けばいい？個人事業主の経費の証拠の残し方7選【2026年10月からのインボイス経過措置70%対応】

飲食・交際費の領収書には「年月日・相手と関係・人数・金額と店名・目的（何を決めたか）」の5項目を記録し、帳簿や領収書は原則7年、メールやWebで受け取った領収書はデータのまま保存するのが基本です。自宅家賃や車のように仕事と私用が混ざる支出は、面積・時間・走行記録など「区分の根拠」を書面で残した分だけ必要経費にできます。さらに本則課税の方は、免税事業者などインボイスを発行できない相手からの課税仕入れについて、少額特例などの例外に当たる場合を除き、2026年10月1日から経過措置の控除割合が80%から70%に下がったため、支払先の登録番号の確認と帳簿への経過措置の記載も合わせて見直してください。

この記事は、「領収書は全部取ってあるけれど、裏にも帳簿にも何も書いていない」という個人事業主の方に向けて、税務調査で経費の説明に困らないための証拠の残し方を7つに整理したものです。制度情報は2026年10月5日時点で国税庁の一次資料を確認して記載しています。

あなたの領収書の残し方は、3タイプのどれですか

先に大事な前提をひとつ。メモや帳簿は、仕事に必要な支出だったことを説明するための立証資料であり、書けば何でも経費になるわけではありません。逆に、領収書の裏が空欄でも、カレンダーやメールなど他の資料で仕事との関連を示せれば認められることもあります。ただ、調査の現場で何年も前の支出の説明材料をその場でそろえるのは現実には難しいため、支払った時点で記録しておくのがいちばん確実で、いちばん安上がりです。

経費の証拠の残し方7選（重要度順）

1. 飲食・交際費――領収書の裏に5項目を書く

税務調査で最も聞かれるのが飲食代です。質問はほぼ決まっていて、「これは誰と、何のためですか」。日付と金額は領収書にありますが、この2つは領収書に印字されません。だから自分で書き残します。残す項目は次の5つです。

書き方の例です。9月8日に居酒屋で2万7,000円なら、領収書の裏に「9/8 ○○社の△△さん・□□さんと自分の計3名。新規案件の見積もりを来週出すと決めた」。30秒で書けます。

この5項目は、法人税で1人当たり10,000円以下の飲食費を交際費等から除くときに保存が求められる書類の記載事項を下敷きにしています。法人税のルールでも「飲食等に参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者等の氏名または名称およびその関係」の記載が求められています（国税庁 タックスアンサーNo.5265）。法人の会議費・交際費の線引きは会議費と交際費の違い（1人1万円基準と判定方法）の解説記事を、食事代をどの勘定科目にするかは食事代の勘定科目3つ（福利厚生費・会議費・交際費）の判定記事をご覧ください。

5つ目だけは、法人のルールでは「その他参考事項」とされている部分を、筆者はあえて「何を決めたか」まで書くことをすすめています。理由は、5項目を埋めても落ちる例があるからです。相手の欄に「友人」、目的に「情報交換」と書いてあっても、仕事の食事だと示せていなければ経費とは言えません。相手が実際に仕事の関係にある人で、「来月の共同セミナーの分担を決めた」のように仕事の話をしたと説明できて、はじめて筋が通ります。逆に言うと、決めたことも仕事の目的も書きようがない食事は、最初から経費に入れないのが安全です。

なお、筆者の経験上、証憑が整っている事業者の税務調査は静かに終わります。調査官は「説明できない経費」を探しに来ているので、5項目まで書かれた領収書の束は、それ自体が次の質問を減らします。

2. インボイス――登録番号の確認と、2026年10月から70%になった経過措置

ここは本則課税（一般課税）で消費税を申告している方、および来年から本則になる方向けの話です。まず前提から。経費の領収書・請求書は、「T」で始まる登録番号が印字されているだけでは適格請求書（インボイス）になりません。登録番号のほか、取引年月日・取引内容・税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率・税率ごとに区分した消費税額等といった必要事項の記載が必要です（国税庁 タックスアンサーNo.6625）。取引日時点で有効な登録番号を含む必要事項を満たした適格請求書等を保存し、帳簿の保存などの要件を満たした課税仕入れが、仕入税額控除の対象になります。なお、実際に控除できる額は、課税売上割合など事業者ごとの状況により異なる場合があります。

問題は、免税事業者の外注先や大家さんなど、インボイスを発行できない相手への支払いです。こうした免税事業者等からの課税仕入れも、後述の少額特例や公共交通機関特例など帳簿のみの保存で控除できる特例に当たる場合を除き、仕入税額相当額の一定割合を控除できる経過措置があり、国税庁インボイスQ&A問113に期間と割合が示されています（インボイスQ&A問113（PDF））。令和8年度税制改正で適用期限が2年延長され、割合は段階的に下がります。

どの割合を使うかは、支払った日ではなく課税仕入れの時期で判断します。商品の仕入れは原則として引渡しのあった日、外注などの役務の提供は原則としてその約した役務の全部が完了した日です（インボイスQ&A問113-3（PDF））。

影響を数字にしてみます。以下は仮定の計算例です（本則課税・年間税込120万円を免税事業者の外注費または事務所家賃として支払い、全額が税率10%の課税仕入れという前提。実際の金額は取引内容により変わります）。税込120万円に含まれる消費税相当額は約10.9万円です。

表の各行は、その割合が年間120万円の課税仕入れ全部に適用された場合の年換算の試算です。実際には割合は課税仕入れの時期で切り替わるため、たとえば2026年分は、2026年10月1日以後の仕入れ分だけが70%になります。

証拠の残し方として、やることは3つです。

• 大きな支払先の登録番号を確認する。番号は国税庁 適格請求書発行事業者公表サイトで検索できます。なお、住宅として契約している自宅の家賃は消費税が非課税なので、この経過措置の話の対象外です。
• 経過措置を使う仕入れは、帳簿にその旨を書く。経過措置の適用には、帳簿の原則的な記載事項に加えて経過措置の適用を受ける課税仕入れである旨の記載と、区分記載請求書等と同様の記載がある請求書・領収書の保存が要件です（前掲Q&A問113）。この旨の記載は対象時期に応じて行い、2026年10月1日以後の仕入れは「70％控除対象」、同年9月30日以前の仕入れは「80％控除対象」と書きます。「免」のように経過措置の対象である旨を示す共通の記載や、対象取引に記号を付けて欄外で説明する方法も認められます。
• 1万円未満の支払いは少額特例を使う。基準期間（個人は前々年）の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5千万円以下の事業者は、2029年9月30日までの間、税込1万円未満の課税仕入れについて帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けられます（インボイスQ&A問111（PDF））。1万円未満かどうかは1回の取引（税込）単位で判定し、1商品ごとではありません。5,000円と7,000円の商品を同時に買えば合計1万2,000円の取引として対象外になります（インボイスQ&A問112（PDF））。

また、2割特例で申告してきた方は注意が必要です。現行の2割特例は令和8年9月30日までの日の属する課税期間で終了するため、個人事業主は令和8年分（2026年分）の申告が最後になります。その代わり、令和8年度税制改正で、納付税額を売上税額の3割にできる「3割特例」が創設されました（国税庁リーフレット「インボイス制度に関する令和8年度税制改正について」（PDF））。ただし対象は限定されています。3割特例は、個人事業者である適格請求書発行事業者の令和9年分・令和10年分のうち、もともと免税事業者だった方（課税事業者選択届出により課税事業者となった方を含みます）が適格請求書発行事業者となる課税期間に限り適用できます。課税事業者選択届出だけでは足りず、適格請求書発行事業者であることが必要です。基準期間の課税売上高が1,000万円を超える場合、特定期間の課税売上高の要件等により元から課税事業者となる場合、その他問115-2の除外事由（恒久的施設のない国外事業者、一般課税での高額資産の仕入れ、課税期間の短縮など）に該当する場合は適用できません（インボイスQ&A問115-2（PDF））。適用を受ける場合は確定申告書への付記も必要です。2割特例・3割特例を使った翌課税期間の確定申告期限までに簡易課税制度選択届出書を提出すれば、その翌課税期間から簡易課税に移ることもできます。来年を3割特例（適用できる場合）・簡易課税・本則のどれで迎えるかは、去年の申告書（右上に「簡易課税用」とあるか、第一表の2割特例の欄に記載があるか）を見て、早めに検討してください。

※一の免税事業者等からの課税仕入れが年（税込）1億円を超える部分には、2026年10月1日以後に開始する課税期間からこの経過措置を適用できません（改正前は10億円）。該当する規模の方は個別にご確認ください。

3. 自宅の家事按分――「区分の根拠」を1枚つくる

自宅で仕事をしている方の家賃・電気代・通信費は、仕事の部分と家事の部分が混ざった「家事関連費」です。国税庁タックスアンサーNo.2210は、家事関連費のうち必要経費になるのは「取引の記録などに基づいて、業務遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合のその区分できる金額」に限られるとしています（国税庁 タックスアンサーNo.2210）。つまり、按分割合そのものより先に、「明らかに区分できる」根拠を書面で持っているかが問われます。

根拠の1枚は、次のような仮定の例で作れます（数値は説明用の仮定であり、実際はご自身の実態で計算してください）。

• 家賃は面積で。50平米のうち仕事部屋が15平米なら、15÷50＝30%。間取り図に仕事部屋を塗って添えておきます。
• 電気・ネットは時間で。在宅で1日8時間のうち仕事が5時間なら、5÷8＝62.5%。業務時間の記録（カレンダーや日報）が根拠になります。

ポイントは、費目ごとに実態に合った物差し（面積・時間・使用量など）を選び、その計算過程を1枚に書いておくことです。この1枚があれば、調査官も同じ計算をなぞれます。全費目をまとめて「とりあえず半分」とするのは、区分の根拠を説明できないため避けてください。

4. 出張――日程表と実費の領収書をセットにする

出張の旅費・宿泊費は、仕事のための移動だったことを日程表で示せるようにします。日付・訪問先・面談相手・目的を1行ずつ。観光に充てた日や延泊、同行した家族の分は分けて除きます。

消費税の面では、「従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当）」は帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる特例の対象です（インボイスQ&A問104（PDF））。ただし対象はあくまで「従業員等に支給する」ものです。従業員のいない個人事業主が自分の出張費用を支払う場合は、原則どおり領収書（インボイス）を保存し、3万円未満の電車・バス・船は次の6番の公共交通機関特例で対応します。

5. 車――走行記録で事業割合の根拠を残す

ガソリン代・車検・保険料などの車関係費も、3番と同じ家事関連費の考え方で、事業で使った割合を区分できる根拠が必要です。税法に決まった記録様式があるわけではありませんが、実務では走行記録（日付・行き先・用件・距離）が使われています。毎日1年分つけるのが難しければ、実態を代表できる1〜2か月（繁忙期と閑散期から1か月ずつ）を記録してその割合を使い、年初と年末のオドメーターの数値も控えておく方法が実務上の工夫としてよく使われます。確認すべき点はひとつで、事業用と私用の区別が「行き先」で説明できるかどうかです。

6. 領収書が出ない支出――帳簿の1行が証拠になる

電車・バス、自動販売機、取引先の慶弔金など、そもそも領収書が出ない支出があります。仕事に必要な支出であれば、帳簿に「日付・相手・内容・金額」を書いた1行が説明の起点になります。慶弔金なら、案内状や会葬礼状を一緒に残しておきます（仕事上の関係で出した分に限ります）。

消費税にも手当てがあります。国税庁インボイスQ&A問110は、請求書等の交付を受けることが困難な取引として「適格請求書の交付義務が免除される３万円未満の公共交通機関による旅客の運送」や「適格請求書の交付義務が免除される３万円未満の自動販売機及び自動サービス機からの商品の購入等」を挙げており、これらは一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます（インボイスQ&A問110（PDF））。その際、帳簿には通常の記載事項に加えて、「３万円未満の鉄道料金」「自販機」のように特例対象である旨を一言書いておく必要があります。

注意点は2つです。まず、ここでいう公共交通機関は船舶・バス・鉄道（軌道）で、飛行機やタクシーは含まれません。次に、3万円未満かどうかは1回の取引の税込価額で判定します。切符1枚ごとや月まとめの金額ではありません。たとえば1人13,000円の新幹線を4人分まとめて買うと、4人分の52,000円で判定するため対象外になります（インボイスQ&A問43（PDF））。

7. 保存の型――紙は原則7年、データは消さない

青色申告の場合、帳簿と領収書などの書類は原則として7年間保存します（請求書・見積書・納品書など5年でよい書類もあります。国税庁 タックスアンサーNo.2070）。白色申告の方の保存期間はタックスアンサーNo.2080で確認できます。

もうひとつ重要なのが、メールやWebサイトからダウンロードで受け取った領収書・請求書（電子取引データ）です。国税庁のパンフレットが明記するとおり「電子取引データが原本ですので、これをそのまま保存してください」。印刷した紙は控えにすぎず、印刷後にデータを消すのは認められません（国税庁パンフレット「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」（PDF））。やることは3つです。

• 保存用フォルダを1つ作り、ファイル名を「日付_相手_金額」にそろえる
• 真実性の確保として、国税庁のサンプルを基に「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を1枚作って運用する
• 検索要件は、2課税年度前の売上高が5,000万円以下の方、またはプリントアウトを日付・取引先ごとに整理している方なら、データのダウンロードの求めに応じられる状態にしておけば不要

会計ソフトに証憑添付機能がある場合は、ソフト側の保存で足りていることが多いので、利用中のソフトの電子帳簿保存法対応を確認してください。

やってはいけない証拠の「作り方」2つ

証拠は作るものではなく、残すものです。逆効果になる行為を2つ挙げます。

1つ目は、架空の相手名を書くこと。思い出せない飲食の領収書に、それらしい取引先の名前を後から書き込む――これは絶対にやめてください。帳簿書類への虚偽記載や架空の書類の作成は、重加算税の賦課基準である「仮装」の例として国税庁の事務運営指針に明記されています（申告所得税及び復興特別所得税の重加算税の取扱いについて（事務運営指針・PDF））。思い出せないものは経費に入れない。それが結局いちばん安全で安上がりです。

2つ目は、年末にまとめて書くこと。会計ソフトによってはメモ欄の変更履歴が残り、入力時期が分かることがあります（履歴の有無は製品・プランによるので、ご利用のソフトで確認してください）。記録は事実のうちに、できればその週のうちに書くのが、手間の面でも信頼性の面でも最善です。過去の分は、手帳やメールで「誰と」を確認できるものだけ事実の範囲で書き足し、推測で埋めないでください。

7つの証拠チェックリスト

よくある質問

Q. 過去の領収書に、後からメモを書き足してもいいですか?

手帳・メール・カレンダーで確認できる事実の範囲なら問題ありません。思い出せないものを推測やそれらしい名前で埋めるのは、上で述べた「仮装」と判断されるリスクのある行為です。確認できないものは経費に入れない判断も含めて整理してください。

Q. 少額特例があるなら、1万円未満の領収書は捨てていいですか?

いいえ。少額特例はインボイス（適格請求書）の保存がなくても帳簿のみの保存で消費税の仕入税額控除を認める特例で、帳簿への記載は必要です。また、所得税の面では領収書などの書類の保存義務が別にあります（青色申告は原則7年）。レシート・領収書自体は従来どおり保存してください。

Q. 白色申告でも同じことをする必要がありますか?

「仕事に必要な支出だと説明できる記録を残す」という考え方は青色・白色で変わりません。帳簿・書類の保存義務も白色申告にあり、期間は上記No.2080で確認できます。

すでに税務調査の連絡が来ている方へ

証拠の整え方は日常の話ですが、すでに調査の電話が来ている場合は動き方が別です。税務調査の電話が来たら最初にやること3つ（加算税が5%で済む場合と重加算税になる場合）の解説記事を先にお読みください。

また、「記録の型は分かったが、毎月の記帳と証憑整備を自分で回しきれない」「インボイスの経過措置や来年の3割特例をどう選ぶか相談したい」という方は、当事務所の会計・税務顧問サービスで、記帳体制づくりから消費税の方式選択までを継続的にサポートしています。日常の証憑の残し方を一度仕組み化すれば、調査対応のコストは大きく下がります。